Vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wechseln

Vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wechseln: Eine Entscheidungshilfe
Die Kleinunternehmerregelung ist deine Entscheidung: Als Gründer mit einem entsprechend geringen Umsatz entscheidest du, ob du diese Option nutzen möchtest oder die Regelbesteuerung bevorzugst. Diese Wahl triffst du möglicherweise auch als erfahrener Unternehmer, wenn dein Jahresumsatz unter die Umsatzgrenze fällt. Im nächsten Jahr kannst du als Kleinunternehmer tätig sein oder auf diesen Status verzichten, sofern du nicht bereits einen ausdrücklichen und bindenden Verzicht erklärt hast. Als Kleinunternehmer zu starten hat seine Vorteile – weniger bürokratischer Aufwand, einfachere Buchführung und die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht. Doch mit dem Wachstum deines Unternehmens kann sich die Frage stellen: Ist es vielleicht an der Zeit, zur Regelbesteuerung zu wechseln? Dieser Blogartikel beleuchtet die Vor- und Nachteile dieses Schrittes und gibt dir einen umfassenden Überblick darüber, was du dabei beachten musst.

Was bedeutet der Wechsel zur Regelbesteuerung?
Der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung bedeutet, dass du als Unternehmer die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen musst. Während Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind und keine Umsatzsteuer auf ihre Leistungen erheben, können Regelbesteuerer die Vorsteuer abziehen und müssen die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Vorteile des Wechsels zur Regelbesteuerung:
1. Vorsteuerabzug: Regelbesteuerer können die Umsatzsteuer, die sie für ihre geschäftlichen Ausgaben zahlen, als genannte Vorsteuer geltend machen. Das kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Deshalb kann es sinnvoll sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, obwohl dein Umsatz unter 25.000€ liegt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn:
• deine betrieblichen Ausgaben sehr hoch sind und du sehr viel Vorsteuer zahlen musst.
• du eher mit Geschäftskunden oder Unternehmen arbeitest. Geschäftskunden können die ihnen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen, was für sie steuerlich neutral ist.

2. Professionalität: Kunden und Geschäftspartner nehmen Unternehmen oft ernster, wenn sie Umsatzsteuer ausweisen. Dies kann insbesondere in Branchen mit höheren Umsätzen von Vorteil sein. Du und deine Arbeit werden weniger als „Hobby“ angesehen.

3. Auslandsgeschäfte: Gerade wenn du Geschäfte im Ausland tätigst und/oder internationale Kunden hast – dann kann es deutlich komplizierter sein, als Kleinunternehmer aufzutreten. Die Vorteile der unbürokratischen Kleinunternehmerregelung lösen sich dann in Luft auf und werden durch einige Sonderregelungen noch aufwändiger als bei der Regelbesteuerung.

Mein Tipp:
Das oben Genannte gilt übrigens auch, wenn du oft im Ausland einkaufst! Dann wird es als Kleinunternehmer teurer und komplizierter.

Nachteile des Wechsels zur Regelbesteuerung:
1. Buchführungsaufwand: Regelbesteuerer müssen detaillierte Aufzeichnungen über ihre Einnahmen und Ausgaben führen und deutlich häufiger eine Umsatzsteuervoranmeldung (monatlich oder quartalsweise) machen. Dieser zusätzliche Bürokratieaufwand kann zeitaufwendig sein. Als Kleinunternehmer bist du nämlich nur zur jährlichen Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Normalerweise genügt es dabei, die steuerpflichtigen Jahresumsätze der letzten beiden Jahre einzutragen. Ab 2025 fällt sogar diese Pflicht fürs Erste weg.

2. Liquiditätsbelastung: Die Abführung der Umsatzsteuer kann zu einer Liquiditätsbelastung führen, wenn du sie nicht (rechtzeitig) auf die Seite gelegt hast oder wenn du sie sogar vorfinanzieren musst, bis du sie vom Kunden erhalten hast (Soll-Besteuerung).

Mein Tipp:
Verwende die Ist-Besteuerung, wenn du wechselst! Diese kannst du beibehalten, bis dein Gesamtumsatz im Kalenderjahr 800.000 EUR überschreitet.

3. Verpflichtende Regelbesteuerung: Einmal gewechselt, ist eine Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung erst nach fünf Jahren möglich. Daher sollte der Wechsel gut überlegt sein.

Das solltest du beachten:
1. Umsatzgrenze: Überlege, ob dein Umsatz die Kleinunternehmergrenze übersteigt. Der Wechsel ist ab einem Umsatz von mehr als 25.000 Euro im Vorjahr bzw. 100.000 Euro im laufenden Jahr verpflichtend. Dein Wechsel zur Regelbesteuerung ist jährlich ohne Frist möglich. Beachte, dass die jeweilige Regelung für volle Kalenderjahre gilt. Ein freiwilliger Wechsel mitten im Jahr ist nicht möglich! Solltest du allerdings im laufenden Jahr die 100.000 Euro-Marke knacken, ist auch sofort bei der nächsten Rechnung die Umsatzsteuer fällig!

Mein Tipp:
Du musst selbst deine Finanzen im Blick haben. Das Finanzamt benachrichtigt dich nicht, wenn du die Grenze überschreitest!Merkst du also, dass du mit deinem Umsatz in die Nähe von 100.000€ kommst, ist es wichtig, deine Einnahmen genau im Blick zu haben. Wenn du dann die Grenze überschreitest, weißt du, dass du bei der folgenden Rechnung umsatzsteuerpflichtig bist. Ebenso wirst du automatisch umsatzsteuerpflichtig im nächsten Jahr, wenn du die 25.000€ überschritten hast. Auch hier informiert dich niemand. Denn wenn du die Umsatzgrenze überschreitest, wird das Finanzamt von dir die Umsatzsteuer verlangen. Auch wenn du sie gar nicht auf deinen Rechnungen ausgewiesen hast. Also kann es sein, dass das Finanzamt von dir hohe Nachzahlungen verlangt, wenn du nicht rechtzeitig bemerkst, dass du umsatzsteuerpflichtig wirst und weiterhin keine Umsatzsteuer ausweist. Was ist beim Jahreswechsel zu beachten? Wirst du zum neuen Jahr umsatzsteuerpflichtig, muss auf die Umsätze, die du noch im alten Jahr getätigt hast, keine Umsatzsteuer berechnet werden. Auch wenn die Rechnungen dafür erst im neunen Jahr bezahlt werden. Umsatzsteuer ist erst für die Leistungen anzugeben, die du im neunen Jahr erbringst.

2. Buchführung vorbereiten: Stelle sicher, dass du eine ordnungsgemäße Buchführung eingerichtet hast, um den Anforderungen der Regelbesteuerung gerecht zu werden. Am besten führst du jetzt eine Software dafür ein, wenn du bisher noch keine hattest.

3. Beratung einholen: Bevor du den Wechsel durchführst, sprich mit einem Steuerberater. Eine individuelle Beratung kann dir helfen, die für dein Unternehmen beste Entscheidung zu treffen.

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Der freiwillige Wechsel zur Regelbesteuerung als strategischer Schritt
Der Übergang von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung ist eine strategische Entscheidung, die gut durchdacht sein sollte. Die damit verbundenen Vor- und Nachteile sollten gründlich abgewogen werden, und es ist ratsam, professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen. Der Wechsel kann jedoch ein wichtiger Schritt sein, um dein Unternehmen für zukünftiges Wachstum vorzubereiten und eine solide finanzielle Grundlage zu schaffen. Wenn du dich entschieden hast, den Schritt in die große weite Welt der „echten“ Unternehmer zu gehen und dir unsicher bist, was jetzt genau zu tun ist, dann lade dir mein Musterschreiben Wechsel vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung herunter. Du kannst dein Finanzamt mit einem solchen Schreiben informieren, dass du nun auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest. Eine solche Mitteilung ist keine Pflicht, ich empfehle es dir aber, denn durch eine frühzeitige Information erspart man sich unnötige Fragen vom Finanzamt.

Nicht vergessen! USt-Id beantragen
Falls noch nicht geschehen, musst du rechtzeitig vor dem Wechsel zur Regelbesteuerung eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen. Sie wird v.a. benötigt, wenn man aus dem EU-Ausland Waren bzw. Dienstleistungen erhält oder dorthin liefert. Wenn man eine USt-IdNr. erhält, kommt diese statt der normalen Steuernummer in Rechnungs- und Briefformulare und sie muss im Impressum der eigenen Website hinterlegt werden.

Mein Tipp:
Damit du deine Kunden nicht damit überrascht, dass ihnen plötzlich unangekündigt Rechnungen mit Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer geschickt werden, solltest du sie rechtzeitig darüber informieren, dass hier eine Änderung stattfinden wird.